Non-Core Tätigkeiten

Kapitalverwaltungsgesellschaften und (Wertpapier-/ Finanzdienstleistungs-)Institute verfügen über die regulatorisch vorgesehene Möglichkeit, über die Herausgabe von Non-Core Tätigkeiten die Einzelheiten der technischen und personellen Organisation so zu kalibrieren, dass sie Art, Umfang und Komplexität ihrer Geschäfte sowie Art und Bandbreite ihrer Dienstleistungen und Tätigkeiten entsprechen. Dies ist ebenfalls für die durch diese Gesellschaften „aufsichtsrechtlich infizierten“ Dienstleister zutreffend.

Hierdurch können Prozesse optimiert und die Qualität gesteigert werden. Denkbar ist die vollständige Auslagerung oder die Teilauslagerung von Tätigkeiten an einen externen Spezialisten. Es besteht auch die Möglichkeit lediglich Unterstützungsleistungen durch einen externen Dienstleister erbringen zu lassen; die Letztverantwortung für eine Tätigkeit verbleibt hier stets bei der herausgebenden Gesellschaft.

Unser weitreichendes und praxiserprobtes Dienstleistungsspektrum beinhaltet:

Geldwäsche-Funktion

Monitoring von aufsichtsrechtlichen Vorschriften
Erstellung und Pflege der Handbücher
Durchführung von Risikoanalysen in den Bereichen Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und strafbare Handlungen
Schulung von Mitarbeitern
Durchführung von Überwachungshandlungen
Analyse von (internen) Geldwäscheverdachtsmeldungen
Übernahme von Geldwäsche-Verdachtsmeldungen an die FIU
Berichterstattung an die Geschäftsleitung
Beratung von Mitarbeitern und Geschäftsleitung
Ansprechpartner für Prüfer sowie Aufsichtsbehörden

Compliance-Funktion

Monitoring von aufsichtsrechtlichen Vorschriften
Erstellung und Pflege der Handbücher
Relevanzanalyse
Durchführung von Compliance-Risikoanalysen
Beratung und Überwachung von Interessenkonflikten
Überwachung von Insiderinformationen/ Mitarbeitergeschäften
Unterstützung Produkt-Compliance
Schulung von Mitarbeitern
Beratung von Mitarbeitern und Geschäftsleitung
Durchführung von Audits
Berichterstattung an die Geschäftsleitung
Ansprechpartner für Prüfer sowie Aufsichtsbehörden

Whistleblowing-Funktion

Erstellung und Pflege der Handbücher
(Sachliche und rechtliche) Prüfung eingehender Hinweise
Einleitung von Maßnahmen
Ansprechpartner für alle Mitarbeiter über verschiedene Kommunikationskanäle

IKT-Risikomanager

Erstellung und Pflege von IKT-(Sicherheits-)Richtlinien
Führen eines zentralen Registers zur Erfassung von IKT-Schadenfällen bzw. operationellen IKT-Risikoereignissen
Monitoring der IKT-Risiken 
Untersuchung aufgetretener IKT-relevanter Ereignisse bzw. Vorfälle inkl. deren Berichtserstattung an die Geschäftsführung
Meldung von schwerwiegenden IKT-Vorfällen sowie Cyberbedrohungen unter Einhaltung der Meldefristen
Durchführung von Überprüfungshandlungen
Berichterstattung an die Geschäftsleitung
Beratung und Schulung von Mitarbeitern und Geschäftsleitung
Ansprechpartner für Prüfer sowie Aufsichtsbehörden

Informationssicherheit

Erstellung und Pflege der Informationssicherheitsleitlinie
Aufbau eines Information Security Management Systems (ISMS) und Business Continuity Management Systems (BCMS)
Erhebung und Analyse Infrastrukturkomponenten & Informationsverbund
Durchführung von Schutzbedarfs- und Risikoanalysen
Untersuchung von Informationssicherheitsvorfällen
Überwachung von Umsetzungsmaßnahmen
Berücksichtigung von BSI IT-Grundschutz, IT-Sicherheitsgesetz und ISO 27001
Beratung und Schulung von Mitarbeitern und Geschäftsleitung
Ansprechpartner für interne und externe Prüfer sowie Aufsichtsbehörden

Datenschutz-Beauftragter

Überwachung der Gesetzgebung/ Einhaltung der DSGVO/ BDSG
Bearbeitung fachlicher Anfragen von Mitarbeitern, Kunden etc.
Unterstützung bei Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzung
Erstellung und Pflege der Datenschutzrichtlinie
Erhebung und Pflege des Verfahrensverzeichnisses
Schulung der Mitarbeiter
Untersuchung von datenschutzrechtlichen Vorfällen
Meldung von Datenpannen an Aufsichtsbehörden
Überprüfung der Anforderungen bei Dienstleistern z. B. im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung
Ad-hoc/ Jahres-Berichterstattung
Ansprechpartner für den Landesdatenschutzbeauftragten

Unterstützung Risikomanager

Erstellung und Pflege des Risikomanagementhandbuches
Risikoerhebung
Risikotragfähigkeitsberechnung
Kapitalplanung
Anlagegrenzprüfung
Vorbereitung und Durchführung von Stresstestings
Risikoberichterstattung
Durchführung von Mitarbeiterschulungen

Namhafte Kunden profitieren von unseren umfangreichen Erfahrungen im Zusammenhang mit der Übernahme von operativen Non-Core Tätigkeiten im Tagesgeschäft. Gerne übernehmen wir für sie die Compliance-, Geldwäsche- und Whistleblowing-Funktion oder die des IKT-Risikomanagers, Informationssicherheits- oder Datenschutzbeauftragten. Viele Kunden profitieren bereits von einer Auslagerung dieser Funktionen an uns und haben diese Auslagerungen entsprechend bei den Aufsichtsbehörden angezeigt. Im Rahmen der beschriebenen Aufgaben und Funktionen sind unsere Dienstleistungen jährlich auch Gegenstand von diversen internen und externen Prüfungen.

Zur effizienten Durchführung unserer Tätigkeit nutzen wir bewährte (VIVACIS) Software-Toolsets. Wir übernehmen hier für unsere Kunden auch die direkte Kommunikation mit den Prüfern.

Darüber hinaus unterstützen wir Risikomanager bei der Durchführung der notwendigen Aktivitäten im Jahresverlauf.

Die für das Beauftragtenwesen vorgesehenen Mitarbeiter von VIVACIS werden regelmäßig durch entsprechende Fortbildungen geschult und weiterqualifiziert. Die Mitarbeiter sind jeweils Mitglied in verschiedenen Branchenverbänden/Arbeitskreisen.